Kennisplatform Intergemeentelijke Samenwerking

Informatiearchitectuur Veiligheidsregio IJsselland

Thema's: ICT, Veiligheidsregio's

Betrokken partijen
Brandweer, GHOR, Politie en 11 gemeenten (Dalfsen, Deventer, Hardenberg, Kampen, Olst-Wijhe, Ommen, Raalte, Staphorst, Steenwijkerland, Zwartewaterland, Zwolle) van de Veiligheidsregio IJsselland

Aanleiding en omschrijving
In de huidige context ziet Veiligheidsregio IJsselland zich geplaatst voor een groot aantal interne en externe ontwikkelingen die van invloed (kunnen) zijn op de informatievoorziening. De Commissie Informatiemanagement van de Veiligheidsregio IJsselland heeft een goed beeld van de toekomstige ideale informatievoorziening voor de partijen in haar werkingsgebied.

Het ontbrak de veiligheidsregio echter aan een vertaling van deze visie naar een concrete vorm van de informatievoorziening en een veranderstrategie. Daardoor was er onvoldoende greep op het (ICT) potentieel dat tot de mogelijkheden van de veiligheidsregio behoort.

In het licht van het grote aantal interne en externe ontwikkelingen die van invloed zijn op de informatievoorziening, streeft VR IJsselland ernaar om grip krijgen op de consequenties en op een beheerste uitvoering. VR IJsselland heeft behoefte aan een informatiearchitectuur die richting geeft en als vangrail dient voor de beoordeling van huidige en nieuwe ontwikkelingen.

Hubert Weitenberg, Hoofd Brandweer van de regio en voorzitter van de Commissie Informatiemanagement, karakteriseert het probleem aan de hand van een metafoor: “We springen van schots naar schots om de wakken te ontlopen”. De regio heeft het beeld dat zij inzet op de juiste onderdelen (de schotsen) maar vraagt zich tegelijkertijd af of zij al met al de goede dingen doen. De bestaande losse applicaties die onderling geen samenhang vertonen en die geen informatie en functionaliteit delen, zijn voorbeelden van deze schotsen. De veiligheidsregio streeft naar integratie van ‘brokken’ maar heeft nog niet het gevoel dat men uiteindelijk komt waar men wil komen. Het managementteam had behoefte aan managementondersteuning in de vorm van principes, kaders en uitgangspunten waarmee zij inzicht zouden krijgen in de ontwikkeling van de informatievoorziening en deze konden beheersen. Ordina ontwikkelde deze ondersteuning in de vorm van een Informatie Architectuur beschrijving.

Wat is er gerealiseerd
De Architectuurbeschrijving die Ordina heeft ontwikkeld bestaat uit drie delen. In het eerste deel, de “business architectuur” is een beschrijving op hoofdlijnen gegeven van de missie, visie, doelstellingen, processen en organisatie van de VR IJsselland. De functie van dit deel is helder te maken binnen welke context de informatievoorziening moet opereren. Dit geeft de eerste (business) requirements weer voor informatievoorziening. In het tweede gedeelte is op hoofdlijnen een schets gemaakt van de structuur van de informatievoorziening: welke software-componenten zijn nodig en welke content-componenten zijn nodig. De functie van dit gedeelte is om te dienen als een bestemmingsplan: een referentiekader dat kan worden gebruikt om de “product break down structure” van projecten te sturen zodat de gerealiseerde dan wel gewijzigde componenten passen in het totaal. Tot slot zijn in het derde gedeelte de principes weergegeven om de verandering vorm te geven. Dit deel gebruikt de informatiemanager bij de besluiten over de afbakening van programma’s, projecten en onderhoudsorganisatie en de prioriteitstelling van de uit te voeren activiteiten. Behalve het rapport is ook aandacht geschonken aan de borging ervan binnen de organisatie. Belangrijk is immers dat beslissers toepassen wat er in het rapport staat, dat zorgt voor de wezenlijke verandering.

Vervolgstappen
De VR IJsselland is gestart met het beoordelen van een al lopend project, de implementatie van CORSA (Document registratie systeem), aan de hand van de uitgangspunten van de IA. Dat leverde onder meer op dat CORSA in strijd was met het principe “de gebruiker staat centraal”; in CORSA staat het document centraal. Door deze discrepantie kon hier een oplossing worden bedacht met daarbij ook de mogelijkheid om deze te generaliseren voor de manier van handelen in toekomstige situaties van discrepantie.

Leerpunten uit dit praktijkvoorbeeld
Bij het opstellen van een informatiearchitectuur is het lastig de betrokkenen te blijven boeien en te verbinden. De –meestal operationeel ingestelde- managers vinden het abstract en niet concreet genoeg. Belangrijk is het dan ook om een directe doorvertaling te maken naar aansluitende acties.

Tag: samenwerkingsmodellen