Kennisplatform Intergemeentelijke Samenwerking

Zutphen-Warnsveld, ICT aspecten bij herindeling en vorming gezamenlijk brandweerkorps

Thema's: ICT, Veiligheidsregio's

Betrokken partijen:
Gemeente Warnsveld, Gemeente Zutphen, Korpsleiding gemeentelijk brandweerkorps Warnsveld, Korpsleiding gemeentelijk brandweerkorps Zutphen.

Doel:
Een stabiel en toekomstbestendig Informatiesysteem én ondersteunend ICT-team dat adequate, procesvolwassen ICT-dienstverlening levert aan alle gemeentelijke diensten, het nieuwe samengevoegde brandweerkorps (ook in het licht van de tegelijkertijd te vormen veiligheidsregio) en de burgers van de nieuwe Gemeente Zutphen.

Omschrijving:
Noodzakelijke consolidatie van het applicatieportfolio en de infrastructuur van beide oorspronggemeenten tot één nieuw informatiesysteem en dit vervolgens onder beheer brengen bij het nieuwe, ook geconsolideerde gemeentelijke team “Informatievoorziening & Automatisering” en/of de gespecialiseerde toeleveranciers.

Noodzakelijke vervanging van het bestaande, sterk verouderderde, informatiesysteem voor de beide brandweerkorpsen. In het kader van het gelijktijdig formeren van een nieuw (gezamenlijk) regionaal brandweerkorps (c.q. de vorming van de GHOR-veiligheidsregio) ontwerpen en uitvoeren van een volledige software- én hardwarematige herautomatisering met rechtstreekse koppelingen naar het nieuwe gemeentelijke informatiesysteem.

De gemeentelijke ICT-herindeling is gestart met een positiebepaling om de startpositie van beide gemeenten vast te stellen én aan te geven waar als eerste te optimaliseren, aangevuld met de te volgen optimalisatieroute. Dit tegen een achtergrond van o.a. ITIL en CMMi-procesvolwassenheid. Eenzelfde traject is gevolgd voor beide samensmeltende brandweerkorpsen, echter hier wel vanuit het specifieke aangepaste GHOR-perspectief en de bredere regionale rol in de nieuwe veiligheidsregio.

Resultaat:

Zowel de gemeentelijke herindeling als de vorming van de regionale brandweer / GHOR-veiligheidsregio zijn op het geplande en gewenste moment geëffectueerd. Het uiteindelijke geconsolideerde applicatieportfolio en de daarvoor ingezette aangepaste en deels nieuwe infrastructuur voldoet tot op heden grotendeels aan de initiële eisen, wensen en verwachtingen van zowel de gemeentelijke als de veiligheids/GHOR-organisatie.

Voor het domein Burgerzaken dient aangegeven te worden dat met name problematieken rondom het adequaat printen van persoonsdocumenten (paspoorten en rijbewijzen) een fiks aandachtspunt is geweest voor zowel de gemeentelijke dienst als de leveranciers. Voor het domein Sociale Zaken heeft de optimale afstemming van een nieuwe applicatie op de voorziene hardware (o.a. beeldschermafmeting en –resolutie / noodzakelijke grafische mogelijkheden) voor de nodige hoofdbrekens gezorgd.

Voor veiligheid/GHOR zijn o.a. nieuwe landelijke applicaties en bijbehorende aangepaste werkwijzen geïmplementeerd. Het instructietraject rondom deze veranderingen en vooral de aanpassingen in werkwijze(n) hebben duidelijk méér (emotionele) inzet gekost dan initieel is voorzien.

Leerpunten:

Met name de emotionele factor die speelt bij een gemeentelijke herindeling heeft in het begin tot een verrassende situatie geleid waarin snel werd gesproken van een “verliezende” (Warnsveld) en een winnende partij (Zutphen). Immers de nieuwe gemeentenaam is Zutphen geworden. Daarnaast is, o.a. door de schaalomvang van het informatiesysteem van Zutphen ten opzichte van Warnsveld, al in een redelijk vroeg stadium gekozen om het Zutphense platform als uitgangspunt te nemen en het Warnsveldse af te bouwen. Deze beslissing is met veel emoties gepaard gegaan. Het projectteam was hierop niet optimaal voorbereid en alle zeilen moesten worden bijgezet om uiteindelijk tóch nog tot een nieuwe homogeen I&A-team te komen.

Tag: herindeling